Kebijakan Privasi

Ruang lingkup kebijakan ini

Kebijakan Privasi ini berlaku ketika Anda mengakses ownis.id, membuat akun, menggunakan dashboard, POS, Page Bisnis, Signal, Mentor, integrasi, dukungan pelanggan, atau fitur OWNIS lainnya.

Kebijakan ini disusun dengan memperhatikan peraturan pelindungan data dan sistem elektronik yang berlaku di Indonesia, termasuk prinsip yang terdapat dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi serta peraturan terkait lainnya.

Peran OWNIS dalam pemrosesan data

Peran OWNIS bergantung pada jenis data dan tujuan pemrosesannya.

a. OWNIS sebagai pengendali data

Untuk data akun, kontak, penggunaan layanan, keamanan, dukungan, penagihan, komunikasi layanan, dan data lain yang tujuannya ditentukan oleh OWNIS, OWNIS dapat bertindak sebagai pengendali Data Pribadi sesuai hukum yang berlaku.

b. OWNIS sebagai prosesor/pemroses untuk bisnis Anda

Ketika bisnis Anda memasukkan data pelanggan, pegawai, pemasok, transaksi, reservasi, CRM, atau data operasional lain ke OWNIS untuk tujuan yang ditentukan oleh bisnis Anda, OWNIS pada umumnya memproses data tersebut atas instruksi bisnis sebagai penyedia layanan.

c. Fungsi keamanan dan kepatuhan

Untuk pencegahan penipuan, keamanan sistem, audit, pemenuhan kewajiban hukum, dan statistik teragregasi, OWNIS dapat menentukan tujuan pemrosesan terbatas yang diperlukan untuk melindungi layanan dan ekosistem.

Jenis data yang dapat kami proses

OWNIS tidak memerlukan data pribadi spesifik/sensitif yang tidak relevan dengan fungsi layanan. Jika data seperti data keuangan pribadi atau data anak masuk ke sistem karena kebutuhan bisnis pengguna, pemrosesannya harus memiliki dasar hukum yang sesuai dan mengikuti perlindungan tambahan yang diwajibkan.

Dari mana data berasal

Data dapat kami peroleh:

• langsung dari Anda saat mendaftar, mengisi profil, menggunakan fitur, atau menghubungi support;
• dari owner/admin atau pengguna lain dalam organisasi Anda;
• dari pelanggan yang berinteraksi dengan Page Bisnis, pesanan, formulir, atau reservasi milik bisnis Anda;
• dari integrasi yang Anda aktifkan dan izinkan;
• secara otomatis dari perangkat, browser, log sistem, cookie, atau teknologi serupa; dan
• dari payment gateway atau penyedia layanan lain untuk mengonfirmasi status transaksi, keamanan, atau penyediaan layanan.

Tujuan kami menggunakan data

OWNIS dapat memproses data untuk:

• membuat, mengautentikasi, dan mengamankan akun;
• menyediakan fitur penjualan, stok, keuangan, dashboard, laporan, CRM, Page Bisnis, Signal, Mentor, billing, dan fitur lainnya;
• menjalankan sinkronisasi, notifikasi, integrasi, dan dukungan teknis;
• memproses langganan, invoice, dan konfirmasi pembayaran;
• mendeteksi penyalahgunaan, spam, fraud, serangan, akses tidak sah, dan masalah keamanan;
• menganalisis performa produk, memperbaiki bug, dan meningkatkan pengalaman pengguna;
• menghasilkan statistik teragregasi atau data yang telah dideidentifikasi untuk analisis bisnis internal dan pengembangan produk;
• memenuhi kewajiban hukum, permintaan sah otoritas, audit, dan penyelesaian sengketa; serta
• mengirim komunikasi layanan, keamanan, perubahan kebijakan, dan—jika diizinkan—informasi produk atau promosi.

Dasar pemrosesan

OWNIS memproses Data Pribadi berdasarkan satu atau lebih dasar yang diakui oleh hukum yang berlaku, sesuai konteksnya, antara lain:

• persetujuan, ketika persetujuan memang diperlukan;
• pelaksanaan perjanjian, ketika data diperlukan untuk menyediakan layanan yang Anda minta;
• kewajiban hukum, misalnya kewajiban penyimpanan atau penyampaian informasi tertentu;
• kepentingan yang sah, sejauh diperbolehkan hukum dan setelah mempertimbangkan kepentingan serta hak subjek data, misalnya keamanan sistem, pencegahan fraud, dan peningkatan layanan; atau
• dasar lain yang secara sah tersedia menurut peraturan perundang-undangan.

Jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan, Anda dapat menarik persetujuan sesuai mekanisme yang tersedia, tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelum penarikan.

OWNIS Signal, OWNIS Mentor, dan pemrosesan berbasis AI

Untuk memberikan Signal, Mentor, ringkasan, rekomendasi, atau fitur AI, OWNIS dapat memproses data operasional yang relevan seperti penjualan, stok, arus transaksi, performa cabang, dan konteks bisnis lain yang tersedia di akun Anda.

Data tertentu dapat diproses menggunakan penyedia teknologi AI sebagai penyedia layanan. OWNIS berupaya membatasi data yang dikirim hanya pada data yang diperlukan untuk fungsi tersebut serta menerapkan pengaturan dan perlindungan yang wajar sesuai kemampuan teknis dan kontraktual.

OWNIS dapat menggunakan data yang telah diagregasi atau dideidentifikasi untuk mengevaluasi kualitas, keamanan, dan performa fitur. OWNIS tidak menjual Data Bisnis atau Data Pribadi kepada penyedia AI.

Kapan data dapat dibagikan

OWNIS tidak menjual Data Pribadi. Data dapat dibagikan secara terbatas kepada:

• penyedia infrastruktur seperti hosting, database, penyimpanan, monitoring, dan keamanan;
• penyedia komunikasi untuk email, verifikasi, atau notifikasi;
• payment gateway dan penyedia pembayaran untuk memproses transaksi dan mengelola status pembayaran;
• penyedia AI, analitik, dan dukungan teknis sejauh diperlukan untuk fitur yang Anda gunakan;
• integrasi yang Anda aktifkan, berdasarkan instruksi atau tindakan Anda;
• penasihat profesional, auditor, atau calon penerus bisnis jika diperlukan untuk transaksi korporasi yang sah dan tunduk pada kewajiban kerahasiaan; atau
• otoritas atau pihak lain apabila diwajibkan oleh hukum, perintah yang sah, atau diperlukan untuk melindungi hak, keamanan, dan integritas layanan.

Penyedia layanan hanya memperoleh akses yang secara wajar diperlukan untuk menjalankan fungsinya dan, sejauh relevan, tunduk pada ketentuan perlindungan data atau kerahasiaan.

Data pembayaran

Pembayaran langganan dapat diproses oleh payment gateway atau penyedia pembayaran pihak ketiga. OWNIS dapat menerima informasi seperti status transaksi, nominal, waktu, identitas transaksi, dan metode pembayaran yang disamarkan.

OWNIS tidak perlu menyimpan nomor kartu pembayaran lengkap atau kredensial perbankan sensitif apabila pemrosesan tersebut dilakukan langsung oleh penyedia pembayaran. Kebijakan privasi dan keamanan penyedia pembayaran juga berlaku terhadap data yang mereka proses sebagai pihak tersendiri.

Data agregat dan data yang dideidentifikasi

OWNIS dapat membuat statistik agregat atau data yang telah dideidentifikasi sehingga tidak secara wajar dapat digunakan untuk mengidentifikasi individu tertentu. Data tersebut dapat digunakan untuk memahami tren penggunaan, mengevaluasi performa fitur, membuat benchmark umum, meningkatkan produk, merencanakan kapasitas, atau riset internal.

Jika data telah dideidentifikasi, OWNIS akan berupaya tidak melakukan identifikasi ulang kecuali diperlukan untuk keamanan, debugging, atau diwajibkan hukum.

Pemrosesan dan transfer lintas negara

Beberapa penyedia infrastruktur atau teknologi dapat memproses data di pusat data yang berada di luar Indonesia. Jika terjadi transfer Data Pribadi lintas negara, OWNIS akan menerapkan mekanisme dan perlindungan yang dipersyaratkan oleh hukum yang berlaku, termasuk penilaian tingkat pelindungan, perlindungan kontraktual, persetujuan, atau mekanisme lain apabila diperlukan.

Berapa lama data disimpan

OWNIS menyimpan data selama diperlukan untuk menyediakan layanan, mempertahankan akun, memenuhi tujuan pemrosesan, menjaga keamanan, menyelesaikan transaksi atau sengketa, serta memenuhi kewajiban hukum.

Setelah akun ditutup atau data tidak lagi diperlukan, data dapat dihapus, dianonimkan, atau dipertahankan untuk periode terbatas dalam backup dan arsip sesuai siklus teknis yang wajar. Data tertentu dapat dipertahankan lebih lama apabila diperlukan untuk kewajiban hukum, pencegahan fraud, pembuktian transaksi, atau penyelesaian klaim.

Keamanan data

OWNIS menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang wajar sesuai risiko, seperti kontrol akses berbasis peran, autentikasi, pencatatan aktivitas, perlindungan komunikasi, pembatasan akses internal, backup, pemantauan, dan praktik keamanan lain yang relevan.

Tidak ada layanan internet yang dapat menjamin keamanan absolut. Pengguna juga memiliki peran penting dengan menjaga kredensial, perangkat, jaringan, role pengguna, serta segera melaporkan aktivitas yang mencurigakan.

Hak Anda atas Data Pribadi

Sesuai hukum yang berlaku dan bergantung pada konteks pemrosesan, Anda dapat memiliki hak untuk:

• memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi;
• mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi;
• memperbaiki atau memperbarui data yang tidak akurat;
• mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data dalam kondisi yang diperbolehkan hukum;
• menarik persetujuan jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu atau keputusan otomatis sesuai hak yang tersedia;
• memperoleh atau memindahkan data dalam format yang memungkinkan apabila hak portabilitas berlaku; dan
• mengajukan keluhan atau menggunakan mekanisme penyelesaian yang tersedia menurut hukum.

Untuk melindungi akun dan pihak lain, OWNIS dapat meminta verifikasi identitas sebelum memenuhi permintaan. Permintaan dapat dibatasi atau ditolak apabila terdapat dasar yang sah, misalnya kewajiban hukum, hak pihak lain, keamanan, atau permintaan yang tidak dapat diverifikasi.

Data pelanggan, pegawai, dan pihak lain yang dimasukkan oleh bisnis

Bisnis pengguna OWNIS bertanggung jawab menentukan tujuan dan dasar hukum ketika memasukkan Data Pribadi pelanggan, pegawai, pemasok, atau pihak lain ke dalam sistem. Bisnis juga bertanggung jawab memberikan pemberitahuan privasi, memperoleh persetujuan jika diperlukan, mengatur hak akses internal, dan memenuhi permintaan subjek data yang menjadi tanggung jawabnya.

Jika seseorang menghubungi OWNIS mengenai data yang sebenarnya dikendalikan oleh bisnis pengguna, OWNIS dapat mengarahkan atau meneruskan permintaan tersebut kepada bisnis terkait agar ditangani sebagai pengendali data. OWNIS akan memberikan bantuan yang wajar sesuai peran dan kewajiban yang berlaku.

Cookie, penyimpanan lokal, dan analitik

OWNIS dapat menggunakan cookie, local storage, session storage, atau teknologi serupa untuk menjaga sesi login, keamanan, preferensi, performa, analitik, dan fungsi layanan.

Cookie yang benar-benar diperlukan dapat digunakan tanpa pilihan terpisah sejauh diperbolehkan hukum. Untuk cookie atau teknologi yang memerlukan persetujuan, OWNIS akan menyediakan pilihan yang sesuai. Anda juga dapat mengelola cookie melalui pengaturan browser, tetapi menonaktifkan cookie tertentu dapat membuat sebagian fitur tidak bekerja dengan baik.

Komunikasi layanan dan pemasaran

OWNIS dapat mengirim email atau notifikasi penting mengenai verifikasi, keamanan, transaksi, tagihan, status layanan, perubahan fitur, atau perubahan kebijakan. Komunikasi layanan yang diperlukan tidak selalu dapat dihentikan selama akun masih aktif.

Untuk komunikasi promosi atau pemasaran, OWNIS akan menggunakan dasar yang sesuai dan menyediakan cara berhenti berlangganan apabila diwajibkan.

Data anak

OWNIS ditujukan sebagai sistem operasional bisnis dan bukan layanan yang ditujukan kepada anak sebagai pemilik akun. Akun utama harus memenuhi persyaratan usia/kecakapan sebagaimana Syarat & Ketentuan.

Jika bisnis pengguna memproses data anak melalui kegiatan usahanya, bisnis tersebut bertanggung jawab memastikan dasar hukum, persetujuan orang tua/wali jika diwajibkan, pembatasan akses, dan perlindungan tambahan sesuai ketentuan yang berlaku.

Insiden keamanan dan kebocoran Data Pribadi

Jika OWNIS mengetahui adanya kegagalan pelindungan Data Pribadi yang termasuk kategori wajib diberitahukan, OWNIS akan melakukan penilaian, mitigasi, dokumentasi, dan pemberitahuan kepada pihak yang relevan sesuai waktu dan tata cara yang diwajibkan oleh hukum.

Pengguna wajib segera melaporkan dugaan akses tidak sah, kebocoran kredensial, atau insiden yang dapat memengaruhi akun melalui kanal dukungan resmi.

Perubahan Kebijakan Privasi

OWNIS dapat memperbarui kebijakan ini untuk mengikuti perubahan produk, vendor, teknologi, praktik keamanan, atau peraturan. Tanggal pembaruan akan dicantumkan pada halaman ini.

Jika perubahan bersifat material terhadap cara OWNIS memproses Data Pribadi, pemberitahuan yang wajar akan diberikan melalui layanan, email, atau kanal resmi lain dan persetujuan baru akan diminta apabila diwajibkan hukum.

Kontak dan permintaan privasi

Untuk pertanyaan, permintaan akses/perbaikan/penghapusan, penarikan persetujuan, atau laporan terkait privasi dan keamanan, hubungi OWNIS melalui kanal berikut.